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Cuando las organizaciones compran un nuevo y flamante software, la atención se centra normalmente en los beneficios: procesos de negocio optimizados, mejora de la productividad, automatización, mayor seguridad, tiempo de comercialización más rápido, transformación digital.

Puede que el otro lado de la ecuación coste/beneficio (lo que el software costará a la organización, y no sólo el precio de etiqueta) no sea tan atractivo cuando tratas de conseguir la aprobación para una compra de software, pero es igual de vital para determinar el retorno esperado de cualquier inversión en software empresarial. Al fin y al cabo, si no se puede prever o calcular con precisión el coste total de la implantación de un software a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, no se dispone de una base sobre la que tomar decisiones informáticas acertadas, ya sean de compra o de otro tipo.

¿Qué es el TCO y por qué es importante?

El coste total de propiedad (TCO en sus siglas en inglés) es una estimación del gasto total previsto de una organización para adquirir, configurar, instalar, utilizar, supervisar, mantener, optimizar y retirar un producto o servicio.

Un análisis completo del TCO puede ser complicado y llevar mucho tiempo. Pero si eres un jefe de departamento que presenta un gasto importante de software a un CIO, si eres un 娇色导航con un presupuesto limitado tratando de elegir entre proyectos que compiten, o si eres un 娇色导航tratando de vender una iniciativa estratégica impulsada por software al CEO o a la junta directiva, es preciso hacer un concienzudo análisis del TCO.

Más allá de proporcionar un análisis preciso y predecible de los costes a lo largo del tiempo, profundizar en el TCO puede proporcionar otros beneficios. Puede ayudar a descubrir costes ocultos que podrían perjudicarte en el futuro. Por ejemplo, si tienes previsto utilizar la aplicación durante más de cinco años, pero los servidores en los que vas a ejecutarla se acercan al final de su vida útil y tendrán que ser sustituidos en dos o tres años, tendrás que tenerlo en cuenta.

Un análisis del coste total de propiedad también puede ayudar a garantizar que la implantación de un software funcione como se esperaba y ofrezca las ventajas que se buscaban. Un análisis del coste total de propiedad obliga a pensar en aspectos como la migración de datos, la formación de los empleados y la reingeniería de procesos.

La buena noticia es que existen guías y plantillas que te ayudarán a empezar. Por ejemplo, Apptio ofrece una hoja de cálculo del coste total de propiedad de las aplicaciones, y GetApp tiene una hoja de cálculo de Excel para calcular el coste total de propiedad de las aplicaciones locales y SaaS.

Un análisis del coste total de propiedad obliga a pensar en aspectos como la migración de datos, la formación de los empleados y la reingeniería de procesos.

Pero no hay una forma sencilla de determinar el coste total de propiedad porque depende en gran medida de tu entorno, que es único. Siempre es una buena idea ponerse en contacto con tantas personas como sea posible para tratar de anticipar cómo este nuevo software afectará a diversas partes de la organización.

Cualquier cálculo del coste total de propiedad se divide en tres categorías principales: el coste inicial y la instalación; el funcionamiento y el mantenimiento continuos; y la retirada del software una vez finalizada su vida útil. Estos son algunos de los factores clave que deben incluirse en cada una de estas categorías.

Compra, configuración e instalación iniciales

Negociar los términos de la licencia del software es una habilidad en sí misma que puede requerir la ayuda del equipo legal de la empresa o del director financiero. La mayoría de los proveedores de software ofrecen descuentos sobre el precio de lista porque ganan dinero con los contratos de servicio y soporte a largo plazo, que pueden suponer hasta un 20% del precio de compra inicial.

Es importante que las empresas soliciten propuestas a varios proveedores y que se muestren firmes a la hora de negociar los términos de la licencia, el servicio y los niveles de asistencia, así como las opciones de financiación.

La mayoría de los proveedores de software están pasando de la tradicional licencia perpetua a un modelo basado en suscripciones, lo que significa que los costes serán recurrentes, probablemente con carácter anual.

Al realizar un análisis del coste total de propiedad, es importante calcular con precisión cuántas licencias necesitas hoy y cuántas podrís necesitar en el futuro. Si se prevé que ese número aumente significativamente, los costes aumentarán año tras año. Además, podría haber costes accesorios, como la necesidad de hardware de servidor adicional o capacidad de almacenamiento de datos.

En cuanto a los costes de instalación, pueden ser muy variados, ya que el despliegue de una nueva plataforma de software nunca es una propuesta ‘plug and play‘. Estos son algunos de los costes que deberá incluir en su análisis:

Hardware: ¿necesito comprar nuevo hardware o tengo capacidad para ejecutar el software en los servidores y el almacenamiento existentes? Si tengo un modelo híbrido con servidores locales, instalaciones de colocación e infraestructura como servicio basada en la nube, ¿cuánto costaría cada opción?

Energía: si necesito nuevo hardware, ¿cuáles son los costes energéticos adicionales en términos de electricidad, refrigeración, etc.?

Pruebas: antes incluso de desplegar el hardware, ¿cuáles son los costes del control de calidad y las pruebas? Las aplicaciones no existen de forma aislada, así que ¿cuáles son los requisitos para garantizar que la solución pueda integrarse con el resto de la pila de software?

Configuración y transición: ¿cuánta configuración es necesaria para que el software funcione sin problemas en mi entorno? ¿Habrá algún tiempo de inactividad asociado a la transición del sistema antiguo al nuevo?

Seguridad: asegúrate de que el equipo de seguridad está informado y dispone del tiempo suficiente para examinar el nuevo software en busca de posibles vulnerabilidades de seguridad. Además, ¿cuáles son los costes asociados a la incorporación del nuevo software a la infraestructura de seguridad de la organización en áreas como el control de acceso, la autenticación y la confianza cero?

Formación: ¿qué tipo de formación se necesita para que los usuarios finales se familiaricen con el nuevo software?

Redes: ¿necesitará este nuevo software ancho de banda adicional o nuevas vías para que fluyan los datos?

Reingeniería: ¿qué tipo de reingeniería de procesos será necesaria para asegurarse de que los flujos de trabajo están optimizados para obtener el máximo beneficio del nuevo software?

Migración de datos: si vas a sustituir un producto puntual heredado por una versión más moderna, es importante calcular el coste de la migración de datos. Si estás sustituyendo varios productos puntuales por una plataforma o suite, el proceso de migración de datos se vuelve aún más complejo y costoso.

Copias de seguridad: los datos de las aplicaciones no viven simplemente en un lugar. Las organizaciones guardan varias copias de los datos de las aplicaciones por motivos de copia de seguridad y recuperación ante desastres, por lo que las empresas deben añadir el coste de sustitución de las copias de seguridad.

Factores de coste de supervisión, mantenimiento y optimización

Una vez que la aplicación está en funcionamiento, hay costes adicionales que deben incluirse en un análisis del coste total de propiedad:

Personalización: cada organización tiene sus propios flujos de trabajo y dependencias de software, por lo que es probable que la aplicación tenga que ajustarse para suavizar cualquier posible bache en el camino hacia la productividad.

Integración: por muchas pruebas que se hagan antes de la instalación, siempre surgirán problemas de integración que habrá que rectificar.

Parches/actualizaciones: a nadie le gusta el ritmo constante de parches y actualizaciones de software, pero el departamento de TI tiene que dedicar recursos a asegurarse de que la aplicación está parcheada a tiempo y ejecuta la última versión.

Gestión del rendimiento de la aplicación: aunque un contrato de servicio y asistencia proporcionará ayuda del proveedor en caso de que el software tenga fallos o se bloquee, normalmente depende del personal de TI supervisar el rendimiento de la aplicación.

Formación continua: la formación es un proceso interminable, sobre todo porque los empleados entran y salen, y el proveedor añade nuevas capacidades y funciones con el tiempo.

Supervisión de licencias: no hay nada peor que realizar una auditoría y descubrir que se está pagando por licencias que no se están utilizando. La realización de auditorías periódicas puede identificar licencias pertenecientes a empleados que ya no trabajan en la empresa, o casos en los que se sobrestimaron los requisitos de licencias para un equipo o unidad de negocio en particular. En estos casos, es posible reducir los costes de las licencias o transferirlas a usuarios finales que puedan beneficiarse de las herramientas.

Los costes de retirada se centran en la migración de datos

Es obvio que el hardware, una vez que ha llegado al final de su vida útil, debe eliminarse adecuadamente. Con el software, también hay costes, principalmente asociados a la exportación de datos.

En primer lugar, hay que migrar los datos del software antiguo al nuevo, lo que puede resultar complejo dadas todas las dependencias y llamadas a bases de datos que puede requerir incluso un único proceso de negocio. Luego están las copias de seguridad y la recuperación de desastres.

El nuevo software puede requerir que los datos se formateen de manera diferente. Y es posible que aún tengas que conservar copias archivadas de determinados almacenes de datos del sistema antiguo por motivos normativos o de cumplimiento.

Otro aspecto del cálculo del coste total de propiedad es estimar cuánto tiempo piensas utilizar el software. ¿Tu organización es de las que no cambia de tecnología si no es necesario y, por tanto, probablemente utilizará el software mientras siga cumpliendo su función? En ese caso, podría tener sentido hacer un análisis del coste total de propiedad a cinco años, así como una versión a 10 años.

Por otro lado, ¿qué pasa si tu empresa tiene una estrategia de sostenibilidad agresiva que requiere la eliminación de todos sus centros de datos en un plazo de tres años y el traslado de tantas aplicaciones como sea posible a alternativas SaaS? Es posible que necesites este software ahora mismo porque cubre una necesidad empresarial crítica. Pero sabes que tendrá una vida útil más corta y tu cálculo del coste total de propiedad tendría que reflejarlo.

Realizar un análisis detallado del coste total de propiedad proporciona un marco sólido sobre el que construir

El panorama general: coste frente a beneficio

Ten en cuenta que determinar el TCO es sólo una parte de la ecuación coste/beneficio. Los directivos que realizan un análisis del ROI deben equilibrar los costes estimados con los beneficios previstos. El nuevo software debe apoyar proyectos de alto valor y alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.

Por supuesto, tanto los beneficios previstos del nuevo software como el TCO esperado son estimaciones que están sujetas a cambios. Pero realizar un análisis detallado del coste total de propiedad proporciona un marco sólido sobre el que construir. Y, sin duda, es preferible a ir a ciegas y encontrarse con costes inesperados en el futuro.