필요 없고 사용하지 않는 소프트웨어 때문에 기업이 PC 1대당 평균 259달러를 낭비하는 것으로 나타났다. 이른바 '쉘프웨어(shelfware)' 때문에 막대한 손해를 보는 것이다.
1E의 ‘’ 결과를 보면, 미국 기업이 무려 300억 달러를 미사용 소프트웨어에 낭비하는 것으로 조사됐다. 이 조사는 4년간 14개 산업 129개 기업이 사용하는 360만 대의 컴퓨터에 설치된 정식 소프트웨어 1800개의 관리 정보를 추적하는 방식으로 진행됐다. 조사 결과 전 세계적으로 기업마다 평균 37%의 비용을 낭비하고 있었다. 데스크톱 한 대당 259달러에 해당한다.
더 중요한 것은 이 문제가 전혀 개선되지 않고 있다는 점이다. 1E의 IT 금융 부문 수석 애널리스트인 버피 닐은 “조사를 시작한 이후 평균 37%라는 수치가 전혀 변하지 않고 있다”며 “기업이 계속 비용을 낭비하고 있다는 점은 매우 놀라운 사실”이라고 말했다.
국가별로는 영국이 가장 낮은 26%였고, 미국은 세계 평균 수준인 37%, 캐나다는 34%로 나타났다. 산업별로는 교육업체가 47%로 가장 높았다. 닐은 “교육업체가 범용적인 접근 방식에 익숙하기 때문일 것”이라고 말했다. 가장 수치가 낮은 산업은 제약업(18%)이었다.
낭비 수준이 기업 규모와 특별히 관계 있는 것도 아니었다. 직원 수 2,000명 미만의 중소기업은 41%, 5만 명 규모의 기업은 최저치인 32%를 기록했다. 그러나 기업 규모가 이 이상으로 커질 경우 낭비되는 관리비 비율도 함께 증가했다. 10만 명 이상의 기업은 5%가 더 높은 37%인 것으로 조사됐다.
비용 낭비 막으려면 구매 전 소통하고 타협해야
이렇게 차이가 나는 이유는 무엇일까? 형편없는 소프트웨어 자산 관리 프로그램이 한 요인이다. 예를 들어 교육업계처럼 범용적인 접근 방식을 사용하는 경우다. 기업 내부에서 이에 대해 논의하지 않는 것도 중요한 이유일 수 있다. LIMU의 전 CIO로서 소프트웨어 구매를 총괄했고 현재는 COO인 J.랜스 리스는 “의사 결정권자 사이의 소통과 논의가 부족해 기업이 필요 없는 소프트웨어를 구매하고 있다”고 말했다.
이 문제에 대한 해결책을 찾는 방식에서도 원인을 찾을 수 있다. 그는 “소프트웨어를 평가할 때 비 IT 부서는 해당 소프트웨어의 ‘필요성과 용도’에 중심을 두지만 IT 부서는 ‘관리 과정과 방법’에 신경을 쓴다”고 말했다. 현업 부서가 특정 소프트웨어를 선호해도 IT 부서가 이를 원치 않으면 소프트웨어 구매 과정에서 갈등을 빚을 수 있다는 것이다. 이 과정에서 소프트웨어를 잘못 선택할 경우 막대한 비용을 낭비할 수 있다.
논란 끝에 설사 소프트웨어를 구매했다고 해도 기존 IT 시스템과 호환되지 않을 수 있다. 특히 비 IT 부서가 직접 설치했다면 잘못될 가능성이 있다. IT 부서가 이를 지원하지 않으려 하면 새로 산 소프트웨어도 당장 사용하지 않는 것이 된다. 반대로, IT 부서가 관리 시스템에 잘 맞는 소프트웨어를 골랐다면 어떨까? 이 경우 현업 부서에 필요치 않거나 혹은 현업에서 사용하기에 너무 복잡해 외면 받을 수 있다. 결국 어느 쪽이든 돈이 새어 나간다.
리스는 CIO급의 소통과 타협을 해결책으로 제시했다. IT 부서는 소프트웨어를 사용할 현업 부서의 요구를 이해할 수 있지만, 현업 부서는 소프트웨어의 선택의 기술적인 부분을 이해하지 못할 가능성이 크기 때문이다. 리스는 “현업이 보기에 좋아 보이는 소프트웨어가 사실은 재앙일 수 있다”며 “설령 그렇지 않더라도 잘못된 소프트웨어를 선택하면 돈과 시간, 감정을 낭비하게 된다”고 말했다.
잘 구매하고 잘 사용하는 법
소프트웨어와 라이선스의 사용 실태를 점검하는 것도 비용을 절감하거나 소프트웨어 자산을 재활용하는 데 도움이 될 수 있다. 닐은 “이를 통해 추가 소프트웨어를 구매하지 않을 수 있다. 미래의 예산을 절감하는 것”이라고 말했다. 현업 부서의 요구를 이해해 적절한 소프트웨어를 구매하는 것도 장기적으로 예산을 절감하는 데 도움이 된다.
리스는 “소프트웨어가 어떻게 사용될 것인지, 현업의 요구에 얼마나 부응하는지 이해하는 것은 IT 부서의 의무”라며 “소프트웨어를 잘못 구매한 이유가 무엇이든, 결국은 IT 부서가 비난을 받게 된다”고 말했다. 예산을 낭비하지 않고자 한다면 결국 현업에게 다가가야 한다. 감정을 보호하기 위해서도 그렇다.
*Jen A. Miller는 뉴욕타임스, 필라델피아 이콰이어러, 러너스월드(Runner’s World) 등에서 자유기고가로 활동하고 있다. dl-ciokorea@foundryco.com
